O SECRETÁRIO DE LOJA
- Maçonaria com Excelência
- 6 de dez. de 2024
- 6 min de leitura
Mario Cristino Bandim Vasconcelos
O artigo abaixo é um trecho do livro GESTÃO MAÇÔNICA INSPIRADORA: BOAS PRÁTICAS PARA O SUCESSO DE UMA LOJA, a obra aborda a estrutura da Loja Maçônica, seus Cargos, Funções e Planejamento Estratégico.
O livro é essencial ao maçom que busca aperfeiçoar-se na Arte Real. Todo lucro do autor, com a venda do livro (versão digital), será destinado ao Grupo Espírita Casa da Prece. Para adquirir o livro, basta clicar no botão abaixo.
O SECRETÁRIO DE LOJA
Responsável pela assessoria ao V:.M:. e pelas ações administrativas necessárias ao bom fluxo dos trabalhos além do registro das Atas das Sessões. Atribuições gerais especificadas no Art. 167 do Reg. Ger. da GLESP.
A JOIA DO CARGO
VISÃO ORDINÁRIA
Compete ao Secretário:
lavrar as atas das sessões da Loja e assiná-las tão logo sejam aprovadas (GOB);
receber, distribuir e expedir a correspondência da Loja (GOB);
manter atualizados os arquivos de atos administrativos e notícias de interesse da Loja, correspondência recebida e expedida, membros do quadro da Loja, com os dados necessários à sua perfeita e exata qualificação e identificação (GOB);
manter atualizados os Livros relacionados às rejeições e eliminações da Oficina (GOB - Modificado);
preparar, organizar, assinar junto com o Venerável Mestre e remeter, até trinta e um de março de cada ano, ao Grande Oriente do Brasil e ao Grande Oriente Estadual, do Distrito Federal ou Delegacia Regional, o Quadro de Maçons da Loja (GOB);
comunicar ao Grande Oriente ou à Delegacia Regional, conforme a subordinação, no prazo de sete dias, as informações sobre admissões, colações de grau, quites placet ou placets ex offício, suspensão de direitos maçônicos, rejeições e inscrições nos Livros relacionados às rejeições e eliminações da Oficina.(GOB - Modificado);
preencher a ficha de cadastro e enviá-la à Grande Secretaria Geral (GOB);
por ordem do Venerável, fazer todas as convocações (GLESP);
redigir e ler as atas das Sessões (GLESP);
expedir, receber e responder, depois do despacho do Venerável, a correspondência da Loja (GLESP);
enviar, quando impedido de comparecer, os livros, papéis e demais documentos necessários às Sessões (GLESP);
expedir, dentro de 8 (oito) dias, as comunicações regulamentares à Grande Secretaria Geral (GLESP);
emitir os “certificados de grau” e “quite placet” e enviá-los para registro junto à Grande Secretaria Geral (GLESP);
enviar à Grande Secretaria Geral o pedido de registro no Fundo de Beneficência Maçônica logo após a admissão de Obreiros (GLESP).
VISÃO EXTRAORDINÁRIA
Este cargo tem uma relação simbólica com um Importante Deus do Antigo Egito, o Deus Thoth, deus da Magia, da Escrita, da Predição, do Conhecimento etc. O Deus Thoth é representado com corpo de homem e cabeça de Íbis, um pássaro que, pelo seu comportamento, previa as cheias do Rio Nilo, evento muito esperado para aquele povo sofrido e dependente da terra de de sua fertilidade. Além disso, ele era o Deus dos Escribas, classe poderosa e privilegiada pelo seu poder de registrar e interpretar a escrita.
Meus Irmãos com total respeito e reverência aos demais cargos em Loja eu me atrevo a afirmar que um Venerável pode ir do Inferno ao Céu, ou vice-versa, a depender da atuação de seu Secretário.
Em uma visão análoga ao poder preditivo do Deus Thoth, justamente a visão proativa de um Secretário pode pavimentar um caminho suave para os integrantes da Administração de uma Loja, em especial para seu Venerável, auxiliando-o no cumprimento de um desejável planejamento que já deve ser sido construído pela Loja muitos anos antes, como veremos no Capítulo “Planejamento Estratégico”.
Mais uma vez o Irmão que recebe esta atribuição tão “temida” pode fazer o chamado “feijão com arroz” ou transcender sua missão, concorrendo para um veneralato extraordinário e, ao mesmo tempo, harmônico com os planos da Oficina.
Mas por quais razões boa parte dos Irmãos se esquivam deste cargo?
Seria pelo fato de exigir leitura e atualização acerca dos procedimentos? Ou por compreender habilidades de redação ou boa pronúncia para a leitura de atas e comunicações? Ou seria pelo fato de gerar serviço “extra-Loja”?
Um Irmão que se vale de qualquer um destes motivos estará mesmo consciente sobre o caminho que optou, voluntariamente, por trilhar? Terá compreendido verdadeiramente a necessidade de lapidarmos nossa Pedra Bruta, de superarmos nossos limites, de nos sentirmos à vontade entre Irmãos para errarmos e aprendermos com os erros pois somente eles são os verdadeiros Mestres? Fica a reflexão para os Irmãos.
Fato é que a Secretaria de uma Loja é uma tarefa tão desafiadora quanto altamente enriquecedora para quem a exerce com um mínimo de dedicação.
Isto posto, para tentar enriquecer esta VISÃO EXTRAORDINÁRIA do cargo, enumeramos algumas sugestões a você, Irmão, que tiver a oportunidade maravilhosa de colaborar com a Loja nesta digna tarefa:
1) Caso a Loja ainda não possua, busque apoio em um software de gestão de Loja Maçônica. Há alguns muito bons no mercado que trazem ferramentas úteis para o Secretário. Alguns sistemas possuem suportes que facilitam inclusive uma maior customização às rotinas da Loja, visando harmonizar a ferramenta com os usos e práticas da Oficina¹;
2) Organize um calendário administrativo com as principais obrigações determinadas pela legislação. Em paralelo, procure agendar lembretes para estes compromissos com uma antecedência suficiente para permitir eventuais ações preparatórias. Por exemplo, sabendo de uma Iniciação prevista para determinada data, agende um lembrete para solicitar tempestivamente o respectivo placet, as luvas, o Ritual, Constituição, da Legislação;
3) Importante auxiliar o Venerável Mestre na elaboração do calendário de trabalhos estando atento aos feriados ao longo do ano, pois podem impactar na frequência dos obreiros e até mesmo na realização das sessões e, consequentemente, no planejamento da Loja (caso este exista);
4) Manter os formulários oficiais em número suficiente (com razoável margem de folga) para os eventos planejados como sindicâncias com cunhadas, com canditados, declarações de pecúlio etc e, preferencialmente se utilizar dos formulários disponibilizados para download e impressão disponíveis no site da respectiva Potência;
5) Estar atento ao estoque e necessidade de materiais de expediente, solicitando a quem de direito a compra dos mesmo ou comprando e solicitando o reembolso ao Tesoureiro (esses detalhes variam muito de Loja para Loja);
6) Manter os registros documentais dos Irmãos em pastas individualizadas. Se o arquivamento for digital muito melhor, mas, ainda assim há que se definir no planejamento da oficina, a temporalidade dos arquivos, ou seja, por quanto tempo os originais devem ser mantidos. Se a vontade é mantê-los eternamente, havendo espaço de armazenamento (físico ou digital) é uma decisão da Loja.
O Irmão responsável por esta pasta, que tanto “assusta” colaboradores do quadro, tem, além de suas responsabilidades regulamentares, uma missão a mais: esclarecer seus Irmãos e, muito especialmente, os neófitos.
Podemos citar, a título ilustrativo, um caso verídico, onde um Irmão pretendia se afastar em definitivo, dos trabalhos, simplesmente porque não lhe fora informado da possibilidade de solicitar uma licença por prazo determinado², o que resolveria o seu problema. Percebam os efeitos daninhos da falta de informação abrindo caminho até para afastamentos evitáveis por puro desconhecimento de um dispositivo legal. Saliente-se que o caso citado também poderia ter sido evitado por atuação do respectivo Padrinho ou Garante (Rito Schroder), mas este é tema para outro momento: a responsabilidade do Proponente.
Fato é que apesar de fomentarmos a leitura e o autodidatismo entre os Irmãos, a realidade ainda é outra e pela sua visão mais ampla da dinâmica de uma Loja Maçônica, o Irmão Secretário tem condições e obrigação fraternal de mostrar os melhores caminhos ao recém-iniciado e a todos os Irmãos do quadro.
Não há dúvida de que é uma função trabalhosa e que exige, para um bom trabalho, algumas (ou muitas) horas de dedicação fora de Loja. No entanto consiste também em preciosa vivência que confere autonomia ao Maçom e segurança no seu caminhar. A necessidade de atualização, leitura e releitura constantes das diversas fontes normativas bem como de manter uma visão proativa (por vezes premonitória) faz do Secretário um importante suporte ao Venerável e à Administração como um todo, durante toda a gestão. Uma Secretaria eficiente proporciona tranquilidade ao Venerável para concentrar-se nas demais atividades inerentes à condução da Oficina e representação de seus Irmãos do quadro.
Ao neófito ele certamente acaba por se converter em fonte de consulta e esclarecimento, no entanto, a efetividade do trabalho, bem realizado, da Secretaria em estreita coordenação com as deliberações e metas da administração irá positivamente materializar-se no planejamento e abordaremos este aspecto mais adiante.
Notas de rodapé
[1] Depois de uma análise acurada de algumas soluções a gestão 2022-2025 adotou e implementou, em tempo recorde, um sistema de gestão de loja bastante completo. Um grande passo na informatização e uma ajuda imensa aos Irmãos Secretários e a outros cargos em Loja.
[2] Art. 203 do Regulamento Geral da GLESP
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
FIGUEIREDO, JOAQUIM G. DICIONÁRIO DE MAÇONARIA - seus mistérios, seus ritos, sua filosofia, sua história. Ed. Pensamento. 4ª Ed. São Paulo, SP: 1990.
GRANDE LOJA MAÇÔNICA DO ESTADO DE SÃO PAULO. CONSTITUIÇÃO E REGULAMENTO GERAL. Ed. 2007.
GRANDE ORIENTE DO BRASIL. REGULAMENTO GERAL DA FEDERAÇÃO. 2009. Última Atualização: 08/10/2019.
GRANDE ORIENTE PAULISTA. REGIMENTO NORMATIVO. 2018.
SILVA, HELIO ANTÔNIO, Manual dos cargos em loja. São José do Rio Preto/SP, Ed. Autor/2013.
VASCONCELOS, MARIO C. B. ELOS PARTIDOS - Diagnóstico e Prevenção da Evasão Maçônica. Ed. Maçônica “A TROLHA”. 1ª Ed. Londrina, PR: 2018
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